失敗しない貸会議室の選び方

様々な貸会議室がある中で、皆さんが利用しようとしたときに選ぶ基準は何でしょうか。おそらく費用の安さを第一条件としている人が多いと思います。確かに高いところでは数十万円かかってしまうこともありますから、なるべく安く収めたいという気持ちはわかります。しかし安い貸会議室だと自分たちが会議をするのに必要だったものが用意できなかったり、それ以前に全員が会議室に入ることができない、ということになる可能性もあります。なぜなら利用可能人数が少なく設定されていたり、利用できる機材が少なかったり、有料になっていたり、壁が薄くて大きな声で話すことができなかったりする場合があるからです。大切な話し合いをするのに、外にすべて聞こえていたら企業の経営に悪影響が出てしまうこともあるでしょう。安い場所でもしっかりと情報を調べて、満足できる場なのかを判断してください。


安い貸会議室を求めて

私は映画祭の実行委員をしているので、定期的に貸会議室を使います。代表の人が手続きしてくれているけど、なかなか無料では貸してくれません。たまに実行委員の人の会社の会議室をタダで貸してはくれますが、毎回となると会社側との調整も必要です。私達が自由に使えることは少ないし、遅くなると悪いので、早く会議を切り上げようと焦ることもあります。そこで最近は安い貸会議室を探して情報を集めたり、他の人の御宅にお邪魔することもあります。会議室を借りる費用は自腹になるので、毎回高いお金を払って会議をするのは嫌だと言われることもありました。市の施設なら割と安く借りられるようだけど、スケジュールの関係で使えない日や時間厳守だったりしてハラハラしてしまいます。最近は場所を借りるのにも色々と努力しなければならないと改めて感じています。


ホテルの貸会議室を利用する

以前勤めていた会社では、通常事務所が入っているビルの会議室を借りていましたが、株主総会や採用面接の時など近くのホテルの貸会議室を利用していました。近くといっても同じビルではない分、準備が少し大変でもありました。資料や飲み物をセットするのに何度か事務所とホテルを行ったりきたりし、会議が終わったらまた後片付けにも行かないといけません。採用面接だと数人ずつ案内したり、会議中に電話が入り「○○持ってきて」とか「お茶が足りないから買ってきて」と言われ走ることもありました。しかし、会社のビルにある会議室よりもホテルの方が室内も明るくきれいで気持ちよく利用できるので、社外の方がたくさんお見えになる場合は印象としてのメリットはあると思います。利用料金は部屋の大きさによって変わると思いますが、数千円からの利用が可能です。